Cómo librarse del correo electrónico

Luis Suárez es un hombre afortunado. No sólo porque teletrabaja desde las Islas Canarias para IBM, sino también porque lleva ya diez meses sin utilizar prácticamente el correo electrónico. Un buen día comunicó a través de su blog, como un Bartleby moderno, que desde ese momento prefería no consultarlo. "La gente me decía: ¿No vas a usar el correo en una de las empresas que vive del correo electrónico? Te damos dos semanas antes de que te despidan", explicaba Suárez esta mañana en una de las charlas del EBE que ha sido escuchada con más atención. Y no sólo no le han despedido, sino que su trabajo, ahora, consiste en evangelizar sobre el uso de tecnologías emergentes en el entorno corporativo. Le pagan por hacer lo que antes hacía en su tiempo libre.

Victoriano (Flickr)

Luis Suárez.

El leonés de 36 años pasaba varias horas al día respondiendo correos electrónicos. Como la mayor parte de la gente que trabaja pegada a un ordenador. "Eso es un indicador de que el correo electrónico no funciona. Ya no era dueño de mi productividad», explica. Al e-mail le dedica piropos como «la mayor máquina de delegación del mundo corporativo", "la peor lacra de las empresas" o la «caja de pandora empresarial". Y dicho y hecho. Ha pasado de recibir 30 ó 40 mensajes al día a tan sólo 20 ó 30 a la semana.

Su experimento ha consistido en sustituir el mail por otras herramientas más eficaces para gestionar, jerarquizar y compartir información: las redes sociales. Si debe trabajar en una presentación la sube a un Wiki donde todo el mundo puede verla. Si un mensaje se responde con sí o no, usa la mensajería instantánea. Si un artículo le parece interesante para su red, lo comparte en un servicio de marcadores. Suárez cree firmemente que si una información es importante para su trabajo, ya le acabará llegando de alguna forma.

"Soy mucho más productivo ahora», nos cuenta Suárez. Desembarazarse de los correos le ha liberado de algunos de los grandes vicios de las empresas modernas. Y lo mejor de todo es que «ya no hago el trabajo de los demás; no me llegan mails políticos (esos con copias y copias ocultas que hay que tener tanto cuidado en responder); evito que se confunda comunicación con colaboración, porque no es lo mismo". Al hacer más transparentes los entornos de trabajo y evitar la privacidad inherente al correo electrónico «me he evitado cantidad de dolores de cabeza. Bastó colgar un par de mails ‘políticos’ en mi blog para que no me volvieran a llegar», explica.

En el "redsocialimo" utópico de Suárez no hay jerarquías: "Ya no soy yo luchando con mi organización sino yo con mi comunidad intentando que el trabajo salga adelante. Intento que la comunidad me conozca y confíe en mí… los primeros correos que se leen son los personales, los de gente que conoces". Conseguir que la comunidad haga parte de tu trabajo es parte de una relación colaborativa en la que "todos salen ganando".

Sin embargo, no todo el mundo puede ponerse a utilizar un blog, un wiki, Flickr, Facebook, Twitter o Del.icio.us indiscriminadamente. Muchas de las herramientas que él utiliza son internas de la compañía. Y parte de la información (un 40%, calcula) nunca llega a salir fuera de la empresa. Los temas relacionados con la propiedad intelectual se protegen. Pero la relación entre empleados y colegas es pública. El qué sigue siendo secreto, pero no el cómo.

Decidir qué forma parte de la esfera pública de la compañía y qué de la privada es tan sólo, para él, una cuestión de libertad individual y de confianza de la compañía. "Puro sentido común, los empleado en general se saben comportar". Las empresas también comienzan a confiar más en la responsabilidad del empleado y a valorar menos las horas que pasa calentando la silla y más la productividad.

También ocurre que algunos sectores son más proclives al salto a las redes sociales y otros menos. "Los menos, los departamentos legales, de Recursos Humanos y de I+D; los que más, las ventas, la consultoría y los departamentos técnicos", cuenta. En medio de su experimento, Suárez se reserva el uso del correo sólo para aquellas situaciones en las que realmente es la herramienta más eficaz: la comunicación privada entre dos personas. Por ejemplo, para negociar su sueldo. El viejo teléfono también ha pasado a ser una herramienta vital, capaz de solucionar en un par de minutos conversaciones que por escrito durarían horas.

Para aquellos interesados en aplicar el experimento en su empresa, el experto propone cuatro consejos:

1. Identificar los correos sin valor. Suelen ser los informativos, los de resultados, los FYI (‘For Your Information’). Se pueden sustituir por un blog, que además tiene comentarios.
2. Acabar con las newsletters. También pueden ser sustituídas por Wikis, que pueden ser creados entre todos y no por unos editores. Cada grupo debe crear sus contenidos.
3. Comenzar un proyecto piloto con un grupo que utilice el software social. Que sea pequeño, así si falla no ocurre nada, pero si triunfa el ejemplo se extenderá.
4. Inculcar desde arriba que no mirar el correo electrónico es bueno. Si los grandes ejecutivos no lo manejan y tienen secretarias que se lo filtran ¿por qué no hacer lo mismo?

Y a ti, ¿qué te parece? ¿Te parece posible extender este experimento a tu empresa? ¿Te imaginas una vida sin correo electrónico?